Interessentgruppen – Terms of Reference

Formål

Den norske EITI-interessentgruppens form og virkeområde er nedfelt i forskrift 26. juni 2009 nr. 856 om rapportering og avstemming av pengestrømmer fra petroleumsvirksomheten (EITI-forskriften). Gruppen har til oppgave å overvåke og evaluere gjennomføringen av forskriften hvis formål er å bidra til gjennomsiktighet i pengestrømmer fra petroleumsvirksomheten til staten. Gruppen skal ta aktivt del i EITI-implementeringen. Ovennevnte forskrift kodifiserer den norske implementeringen av EITIs prinsipper og kriterier i henhold til det internasjonale initiativet. Denne ToR reflekterer interessentgruppens enighet om gruppens virke innenfor EITI-forskriftens rammer.

Oppnevning av medlemmer

• Kongen oppnevner representanter og vararepresentanter til EITI-interessentgruppen. Oppnevningen skjer for to år av gangen.
• Dersom representanter/vararepresentanter bortfaller underveis i to års perioden, vil departementet midlertidig kunne oppnevne en erstatter dersom dette er ønskelig fra interessentgruppens side.
• Interessentgruppen skal ha minst 5 representanter og skal være jevnt fordelt mellom implementert sektors næringsliv, myndigheter og det sivile samfunn. Det kan også oppnevnes uavhengige ressurspersoner.
• Forslag til representanter springer ut fra hver enkelt gruppering.
• Vararepresentanter stiller når representanten ikke har anledning til å møte, men kan i tillegg møte samtidig med representanten.
• Interessentgruppens leder, den nasjonale EITI-koordinator, er Olje- og energidepartementets representant

Interessentgruppens oppgaver omfatter

• Behandle sekretariatets forslag til arbeidsplan.
• Behandle utkast til de årlige avstemmingsrapportene levert av administrator.
• Behandle sekretariatets forslag til valg av administrator og validator.
• Anbefale eventuelle endringer i rapporteringsplikten.
• Behandle forslag til rapporteringsskjemaer utarbeidet av sekretariatet/administrator.
• Fremstille forslag til kandidater for oppnevning til interessentgruppen.
• Komme med innspill til og delta aktivt i den nasjonale kommunikasjonsstrategi.
• Behandle sekretariatets utkast til årlig aktivitetsrapport til det internasjonale EITI-sekretariatet.

Saksbehandling/møter

• Det skal avholdes minimum to møter i året.
• Sekretariatet sender ut innkalling til møter både i ordinær postgang og per e-post minimum 2 uker før møtet planlegges avholdt.
• Møtet avholdes som hovedregel i Olje- og energidepartementets lokaler.
• Møtet ledes av interessentgruppens leder, eller dennes vararepresentant.
• Interessentgruppens anbefalinger/tilslutninger skal være konsensusbaserte.
• Sekretariatet skriver referat fra hvert møte som forelegges medlemmene til kommentering før det legges ut på hjemmesiden.

Interessentgruppens sekretariat

Sekretariatet er lagt til Olje- og energidepartementet.

Sekretariatets oppgaver:

Forberede og innkalle til møter i interessentgruppen.
• Sirkulere informasjon til interessentgruppens medlemmer.
• Iverksette interessentgruppens anbefalinger.
• Skrive referater fra møter.
• Forberede årlig aktivitetsrapport til det internasjonale EITI-sekretariatet
• Kommunisere EITI-Norge utad, herunder administrere web-siden.
• Holde kontakt med det internasjonale EITI-sekretariatet