Interessentgruppen – Terms of Reference
Formål
Den norske EITI-interessentgruppens form og virkeområde er nedfelt i forskrift 26. juni 2009 nr. 856 om rapportering og avstemming av pengestrømmer fra petroleumsvirksomheten (EITI-forskriften). Gruppen har til oppgave å overvåke og evaluere gjennomføringen av forskriften hvis formål er å bidra til gjennomsiktighet i pengestrømmer fra petroleumsvirksomheten til staten. Gruppen skal ta aktivt del i EITI-implementeringen. Ovennevnte forskrift kodifiserer den norske implementeringen av EITIs prinsipper og kriterier i henhold til det internasjonale initiativet. Denne ToR reflekterer interessentgruppens enighet om gruppens virke innenfor EITI-forskriftens rammer.
Oppnevning av medlemmer
- Kongen oppnevner representanter og vararepresentanter til EITI-interessentgruppen. Oppnevningen skjer for to år av gangen.
- Dersom representanter/vararepresentanter bortfaller underveis i to års perioden, vil departementet midlertidig kunne oppnevne en erstatter dersom dette er ønskelig fra interessentgruppens side.
- Interessentgruppen skal ha minst 5 representanter og skal være jevnt fordelt mellom implementert sektors næringsliv, myndigheter og det sivile samfunn. Det kan også oppnevnes uavhengige ressurspersoner.
- Forslag til representanter springer ut fra hver enkelt gruppering.
- Vararepresentanter stiller når representanten ikke har anledning til å møte, men kan i tillegg møte samtidig med representanten.
- Interessentgruppens leder, den nasjonale EITI-koordinator, er Olje- og energidepartementets representant
Interessentgruppens oppgaver omfatter
- Behandle sekretariatets forslag til arbeidsplan.
- Behandle utkast til de årlige avstemmingsrapportene levert av administrator.
- Behandle sekretariatets forslag til valg av administrator og validator.
- Anbefale eventuelle endringer i rapporteringsplikten.
- Behandle forslag til rapporteringsskjemaer utarbeidet av sekretariatet/administrator.
- Fremstille forslag til kandidater for oppnevning til interessentgruppen.
- Komme med innspill til og delta aktivt i den nasjonale kommunikasjonsstrategi.
- Behandle sekretariatets utkast til årlig aktivitetsrapport til det internasjonale EITI-sekretariatet.
Saksbehandling/møter
- Det skal avholdes minimum to møter i året.
- Sekretariatet sender ut innkalling til møter både i ordinær postgang og per e-post minimum 2 uker før møtet planlegges avholdt.
- Møtet avholdes som hovedregel i Olje- og energidepartementets lokaler.
- Møtet ledes av interessentgruppens leder, eller dennes vararepresentant.
- Interessentgruppens anbefalinger/tilslutninger skal være konsensusbaserte.
- Sekretariatet skriver referat fra hvert møte som forelegges medlemmene til kommentering før det legges ut på hjemmesiden.
Interessentgruppens sekretariat
Sekretariatet er lagt til Olje- og energidepartementet.
Sekretariatets oppgaver:
- Forberede og innkalle til møter i interessentgruppen.
- Sirkulere informasjon til interessentgruppens medlemmer.
- Iverksette interessentgruppens anbefalinger.
- Skrive referater fra møter.
- Forberede årlig aktivitetsrapport til det internasjonale EITI-sekretariatet
- Kommunisere EITI-Norge utad, herunder administrere web-siden.
- Holde kontakt med det internasjonale EITI-sekretariatet